Automação de contratos com assinatura eletrônica: como reduzir o tempo de fechamento
Veja como organizar aprovações, acompanhar pendências e formalizar contratos com menos retrabalho entre Comercial, Jurídico e Financeiro.
A proposta foi aceita, o contrato está pronto e a equipe comercial já quer marcar o início do projeto. Mas o documento ainda precisa passar pelo Financeiro, o cliente pediu uma correção e ninguém tem certeza de qual versão foi enviada para assinatura. Quando isso acontece, o fechamento pode atrasar mesmo depois de todas as condições comerciais estarem acertadas.
A automação de contratos com assinatura eletrônica ajuda a organizar esse trecho da operação. A empresa define quem revisa, quem aprova, quem assina e como acompanhar cada pendência. Com essas etapas visíveis, fica mais fácil saber onde o contrato parou e quem precisa agir para que ele avance.
O que é automação de contratos com assinatura eletrônica?
É a organização do fluxo de formalização de um contrato em etapas digitais, da preparação do documento ao arquivamento da versão assinada. Conforme a plataforma e o processo da empresa, o fluxo pode incluir modelos de documentos, validação de informações, aprovações internas, ordem de assinatura e acompanhamento de status.
Em um contrato de prestação de serviços, por exemplo, o Comercial pode conferir o escopo, o Financeiro aprovar as condições de pagamento e o responsável autorizado assinar pela empresa. Quando os papéis estão definidos, cada pessoa sabe em que momento deve atuar.
Como automatizar o fluxo de contratos em cinco etapas
- Escolha um tipo de contrato recorrente. Comece pelos documentos que seguem um padrão, como contratos de prestação de serviços, aditivos ou termos de aceite.
- Padronize as informações do documento. Defina os campos que precisam ser conferidos antes do envio, como razão social, CNPJ, escopo, valor, prazo e dados dos signatários.
- Defina quem aprova e quem assina. Um gestor pode aprovar uma condição comercial, enquanto um representante autorizado assina o contrato pela empresa. Se houver exceções, como descontos acima de determinado limite, defina quem deve avaliá-las.
- Acompanhe as pendências. Registre em qual etapa cada documento está e há quanto tempo. Assim, a equipe consegue cobrar uma aprovação interna ou uma assinatura pendente com mais precisão.
- Organize os contratos concluídos. Defina onde a versão assinada será armazenada, quem terá acesso a ela e como será localizada quando houver uma renovação ou consulta.
Como saber onde seus contratos estão atrasando?
Meça o tempo entre o início da formalização e a última assinatura. Depois, separe esse intervalo em dois períodos: do início da formalização até o envio para assinatura e do envio até a conclusão.
Se o primeiro período for maior, vale verificar se a demora está na conferência de dados, nas revisões ou nas aprovações. Se o segundo concentrar a espera, verifique se os signatários estão corretos, se a ordem de assinatura é adequada e como a equipe acompanha os documentos enviados.
Também vale acompanhar quantos contratos precisaram ser reenviados por erro de cadastro, alteração de versão ou falta de aprovação. Esse indicador ajuda a identificar quais ajustes podem reduzir o retrabalho nas próximas negociações.
Como a IDSIGN ajuda a organizar esse processo?
A plataforma de assinatura eletrônica da IDSIGN permite estruturar fluxos com validação de documentos e aprovação por mais de um membro da empresa. Conforme o plano, a operação pode trabalhar com débito por documento ou com uma opção ilimitada. Isso permite avaliar a solução a partir do volume de envios e das etapas que cada documento precisa cumprir.
Quer reduzir a espera entre a proposta aceita e o contrato assinado? Conheça a plataforma de assinatura eletrônica da IDSIGN e fale com um especialista sobre o fluxo da sua empresa. Conheça a assinatura eletrônica da IDSIGN
